Rekstur og viðhald

Stýring upplýsinga og kostnaðar

Rekstrar- og viðhaldsferlið í MainManager er öflugt tæki til að stjórna upplýsingum og kostnaði sem tengist rekstri og viðhaldi á eignum þínum. Til að hafa eignir og innviði þeirra í sínu besti ástandinu í gegnum líftíma sinn, er mikilvægt að hafa rekstrar- og viðhaldsferlið auðvelt og skiljanlegt. Að hafa aðgang að öllum upplýsingum og sögu hvers viðfangs, hjálpar þér við að taka betri ákvarðanir og skipuleggja fram í tímann. Verkbeiðnir og atvik sem skráðar eru af notendum fasteigna og öðrum hagsmunaaðilum má nýta ásamt niðurstöðum úr ástandsmati til að gera kostnaðaráætlanir. Með því að skoða fyrri verk er hægt að áætla með sífellt betri nákvæmni og leggja fyrir stjórnendur. Þegar fjárhagsáætlunin hefur verið samþykkt geta aðgerðir svo hafist.

Verkbeiðnir sem leiða til útgjalda, eru gefnar út fyrir hvert verkefni og kostnaði er úthlutað á þær. Með því móti geta verkefnisstjórar skoðað hvenær sem er hve miklum fjármunum er búið að úthluta án þess að þurfa að bíða eftir bókuðum kostnaði frá bókhaldi sem kemur oft aðeins síðar. Þetta krefur þjónustaðila um að gefa ávallt upp rétt tilboð í verk ásamt því að tilkynna og fá samþykkt ef útlit er fyrir að kostnaður muni fara fram úr upphaflegri áætlun. Bókfærður kostnaður er skráður frá bókhaldi, oftast með beinni tengingu við bókhaldskerfi. Smám saman verður til saga um rekstrar- og viðhaldskostnað einstakra byggingarhluta eða stærri hluta í eignasafninu sem hægt er að nýta sem viðmið í skipulagningu og áætlanagerð fyrir aðrar samsvarandi eignir.

Með rekstrar og viðhaldsferlinu er hægt að fá afar góða sýn yfir stöðu á hverjum tíma, áætlaðan kostnað, úthlutaðan kostnað og bókfærðan kostnað. MainManager getur tengst flestum bókhaldskerfum svo sem Agresso, Navision, Concorde, Axapta, SAP og Oracle business.

Varðveisla á sögu eigna
Allt sem framkvæmt er á einstökum byggingahlutum eða eignum er skráð og geymt í MainManager. Með þessu er t.d. átt við :

Verkbeiðnir
Viðhalds og ástandsmat
Kostnað
Úttektir og skoðanir
Skjöl og teikningar

Með því að hafa sögu eignarinnar vel varðveitta þá eykur það þekkingu notenda hennar, styttir námsferillinn fyrir nýja starfsmenn, gerir kleift að bera saman sambærilegar eignir og er einnig nauðsynleg forsenda þess að skapa áreiðanlegar og raunhæfar framtíðaráætlanir fyrir eignina.

Til að aðstoða notendur við að viðhalda og skrá gögn um eignina hefur MainManager þróað ferli til að gera þetta á sem einfaldastan hátt, skref fyrir skref. Í mörgum ferlum kerfisins er hægt að draga og sleppa á milli eininga sem gerir skráninguna einfalda og fljótlega

Fyrirbyggjandi viðhald

Margir viðskiptavinir framkvæma reglulegar skoðanir þar sem sérfræðingar fara í gegnum bygginguna og kerfin, safna og skrá niður frávik, forgangsraða þeim, gera áhættumat og meta tíma og verð fyrir vinnu sem þarf að ráðast í til úrbóta. Ástæður þess að slíkar skoðanir eru framkvæmdar geta verið margvíslegar svo sem orkusparnaður, öryggisástæður, uppfylling laga og reglugerða eða til að fá heildarmat á ástandi. Þessi eining er hönnuð til að búa til viðhaldsáætlanir út frá þessum skoðunum.

Hægt er að safna þessum upplýsingum frá skoðunum í gegnum MainManager appið, í gegnum Excel skjöl eða með því að skrá beint í gegnum vefinn. Þetta er vanalega fyrsta skrefið í viðhaldsferlinu, þar er viðhaldsverkefnum forgangsraðað og búin til langtímaáætlun til nokkurra ára (5 til 10 ár er algeng tímamörk).

Þegar viðhaldsáætlunin er gerð fyrir hvert ár eru verkefni valin úr langtímaáætluninni og þeim raðað inn með tilliti til kostnaðar. Stjórnandi fær yfirlit yfir allar tillögur og getur samþykkt eða hafnað viðhaldsverkum þar til fjárhagsramma er fullnægt. Algengt er að fárhagsrammi áætlunarinnar sé tengdur við bókhaldskerfið.

Einföld leið til að gera ársáætlun

Að búa til og útfæra árlega áætlun er hluti af rekstri fyrirtækja og stofnana og það er auðvelt að gera í kerfinu.

Notendur geta:

Stýrt viðhaldsáætlunum
Gefið út verkeiðnir
Staðsett mannafla
Haft yfirlit yfir úthlutaðan kostnað og stöðu
Metið kostnað og ástand eignar

Nokkur skref þarf að hafa í huga þegar fyrirbyggjandi áætlanir eru settar upp. Hér er dæmi um útfærslu:

Mat

Notandi sem setur áætlunina upp skoðar fyrirliggjandi atvik, verkbeiðnir og niðurstöður skoðana og ástandsmats, kostnaðaráætlanir og raunkostnað fyrir viðkomandi eign á undanförnum árum.

Uppsetning og samþykkt

Áætlun byggð á mati eignarinnar er búin til og kynnt fyrir stjórnendum sem taka áætlun til samþykktar.

Fjárhagsrammar

Skilgreindir eru nokkrir stórir fjárhagsrammar fyrir t.d. verkefnaflokka eða svæði. Öll verk og verkbeiðnir í viðhaldsáætluninni eru svo tengd ákveðnum fjárhagsramma og þannig safnast kostnaður upp og gefur heildrænt yfirlit yfir fjárhagsstöðu á hverjum tíma.

Ófyrirséð viðhald

Hægt er að bregðast við ófyrirséðum hlutum í daglegum rekstri eignarinnar með því að skrá niður þau atvik, gefa út verkbeiðnir og fylgjast með kostnaði.

Vinnuferli rekstraráætlunar

Í þessari einingu er hægt að búa til rekstraráætlun út frá stöðluðum verkum sem skilgreind hafa verið í gagnabanka MainManager. Til að þetta sé hægt þarf að vera búið að skrá fasteignina með þeim staðsetningum (byggingar, hæðir, rými) og tæknikerfum sem til staðar eru. Eftir það er hægt að stofna rekstraráætlun sjálfkrafa þannig að á hverri eign stofnast áætlun (fjöldi verka) út frá þeim tegundum viðfanga sem þar eru og eiga verklýsingu (staðlað verk) í gagnabankanum. Jafnframt er hægt að setja upp og stofna lögbundin verk til þess að standast kröfur og reglugerðir t.d. varðandi brunavarnir, heilsu og öryggi. Að sjálfsögðu er svo einnig hægt að stofna verk í áætlun handvirkt á hverri eign fyrir sig.

Stöðluð verk
Hver tegund viðfangs (t.d. bygging, hæð, rými, tæknikerfi) getur tengst stöðluðu verki sem er nokkurs konar verklýsing á því sem á að gera fyrir viðfang af þessari tegund. Staðlað verk inniheldur upplýsingar um hvort stofna eigi verkbeiðnir, skoðanir, hvaða gátlista á að nota fyrir skoðanir, tímabil milli skoðana o.fl. Um leið og verk hefur verið stofnað út frá stöðluðu verki er hægt að stofna verkbeiðnir og skoðanir sjálfvirkt og senda út á starfsfólk/þjónustuaðila á viðkomandi staðsetningu, á fyrirfram skilgreindum tímum.

Dæmi:

Staðlað verk búið til fyrir «Eldvarnarhurð»

Staðlað verk er búið til sem lýsir því sem framkvæma þarf fyrir eldvarnarhurðir almennt og tíðni t.d. verkbeiðna og skoðana
Gátlisti fyrir skoðanir á eldvarnarhurðum er tengdur við staðlaða verkið
Staðlaða verkið er því næst tengt tegund viðfangs “Eldvarnarhurð”

Nú er staðlaða verkið tilbúið til notkunar. Þetta þýðir það að þegar bygging sem hefur eldvarnarhurð er skráð í MainManager er hægt að keyra aðgerð sem stofnar verk og verkbeiðnir sjálfkrafa út frá þeirri lýsingu og tíðni sem skilgreint var á staðlaða verkinu.

Verkbeiðnir

Þegar rekstraráætlun fyrir árið hefur verið samþykkt er hægt að gefa út verkbeiðnir út frá verkum í áætluninni til þjónustuaðila sem eiga að vinna verkin. Verkbeiðnirnar innihalda allar helstu upplýsingar sem þarf til að vinna verkið svo sem: